האם משתלם לכם להעסיק חשב שכר במשכורת בחברה?
ארגונים גדולים מעסיקים חשב שכר במשכורת, כחלק מהתקנים הרגילים בחברה. עבור עסקים קטנים ובינוניים מדובר בהוצאה גדולה יחסית שאינה משתלמת. למרבה המזל, קיים שירות חיצוני של חשבי שכר הפועלים לפי הצורך בלבד. לא צריך לשכור אותם באופן יום יומי לעסק, אלא ניתן להפעיל אותם רק בתקופה שבה המשכורות מחושבות, וכן כדי לעדכן עובד חדש בחברה.
מה היתרונות של חשב שכר חיצוני?
חשבים חיצוניים מסוגל להפוך את תחום השכר בעסק לקל ופשוט. כל שתצטרכו לעשות הוא לספק לחשב/ת את השעות שבהן כל עובד עבד במהלך החודש, את השכר החודשי והשעתי שלו ואת התנאים שהוא אמור לקבל על פי חוזה העבודה.
לאחר מכן, איש מקצוע מנוסה בונה את תלושי השכר ומחשב את ההפרשות לרשות המיסים, לפנסיה ולביטוח לאומי. כל מרכיבי השכר מחושבים על פי חוק לרבות צבירה של ימי חופש, חישוב נכון של המשכורות בחגים ועבור שעות נוספות, דמי הבראה ונתונים נוספים. המס מחושב על פי נקודות הזכות שיש לעובד.
האם היו טעויות בעבר בחישוב המשכורת?
בנוסף, חשבת שכר מנוסה תוכל לזהות טעויות שיש בתלושים הנוכחיים ולתקנן. יש חשיבות עליונה למעסיק לאתר טעויות אלה משום שעובד ממורמר יכול לתבוע את המעסיק על כספים שלא הופרשו לו כדין.
אם בעל העסק מוכיח כי נעשתה בדיקת תלושי שכר והמרכיבים שחושבו בצורה לא נכונה בתלוש תוקנו, הוא לא יהיה חשוף לתביעות מיותרות. לצד כל אלה, בדיקה של התלוש גם יכולה לגלות טעויות שביצע המעסיק שגרמו לתשלום־יתר לעובד והפסד למעסיק. כך, המעסיק משלם את המשכורת בסכום המדויק בכל חודש, לא פחות ולא יותר.
אין תחליף לניסיון רב בתחום
אין תחליף לניסיון הרב שצוברים חשבי שכר מנוסים בתחום זה. הם מסוגלים להוציא אלפי משכורות בחודש ללא טעויות, תוך שימוש בתוכנות של הנהלת חשבונות ומנגנוני בקרה ידניים לווידוא נכונותם של כל מרכיבי השכר.
לעומת זאת, אם נותנים לפקידים העובדים במשרד לחשב את משכורת עובדי החברה עשויות להגרם טעויות בתום לב. תביעות על נושא שכר בבית־הדין לענייני עבודה יגמרו בדרך כלל בפסק דין לטובת העובד, גם אם הטעות נעשתה בתום לב. לעומת זאת, אם המעסיק הוכיח כי העסיק חשב שכר מקצועי ובודק שכר, הוא יוכל להראות שעשה כל שביכולתו למנוע טעויות אנוש בתחום.
הצגת התלוש באופן דיגיטלי לעובד
יתרון נוסף שיש לעבודה עם חשב שכר חיצוני הוא פתרון מחלוקות הנוגעות לשכר והצגה של התלוש עוד לפני תאריך המשכורת לעובד. חלק מהחברות מעוניינות לאפשר לעובדיהן לצפות בתלוש בפורטל דיגיטלי ולראות בכל חודש את כל ההפרשות החודשיות.
כך, הן העובד והן המעסיק יכולים לזהות האם כל שעות העבודה נכנסו למשכורת בצורה מסודרת. אם יש שעון נוכחות בעבודה העובד יכול לבחון את תוצאות דו"ח שעון הנוכחות מול השעות בתלוש ולראות האם יש טעויות.
לסיכום, העסקת חשב שכר מנוסה יכולה למנוע טעויות אנוש בחישוב המשכורת ולהוריד את הנטל של משימה זו מסדר יומו של כל מעסיק. לאור החקיקה המחמירה בתחום כדאי לכל עסק לשקול להוציא את התחום למיקור־חוץ ולפנות את הזמן לעסוק בתחום הפעילות העיקרי של החברה שהקים.
